外贸英语函电的结构和格式？

外贸英语函电的结构和格式？

　　1、选择正确的“业务种类”，明示标题。

　　2、选择合适的外贸英语函电格式书写函电，如齐头式、缩进式、混合式等。

　　3、全部使用英文撰写，要求语言简洁、流畅，无语法和拼写错误。切忌在函电中使用中文。

　　4、尽量使用自己组织的语言书写函电，不允许直接使用百科中范例中的语句。

　　5、磋商内容清晰完整，包含必要的磋商要素如：品名、规格或质量要求、数量、包装、价格、付款方式、运输方式、装运时间、装运港、目的港、保险条款等。

　　6、磋商过程中有多次议价过程或英文函电写作文采较好都能够得到相应加分。

一、外贸英语函电的组成部分和格式

　　1、外贸英语函电的组成部分：

(1)、信头 Letterhead

　　信头往往是商务信函中最显著的要素，位于信纸最上端。它标明是从何处来的，而且给收信者留下第一印象。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。有时信头中还会充分使用商标或简短的广告，很多大公司在信头中还加上部门的标志。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。

　　例如：

　　China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp.

　　8 Jianguomen Nei Dajie

　　Beijing 10005, China

　　Telephone: 86-10-6526-8888

　　Fax: 86-10-6527-6028

　　E-mail:carl@cofco.com.cn

(2)、案号 Reference

　　根据交易的内容、办事人或时间等来分类，以便于查找存档的信件。案号还有助于将回函与早些时候的信件联系起来，以使它们能及时送达有关的人或部门。案号没有固定的格式，公司可以选择他们认为最有效的方式来表示。

　　例如：

　　Your ref:CNN/011

　　Our ref:12345/XY

(3)、日期 Date

　　日期是商务信函中至关重要的部分。日期应该使用正规的书写形式。完全用数字表达的方式(如：7/5/2017)应该避免使用。

　　例如：

　　美语表示法：May 15，2017

　　英语表示法：26 July 2017

(4)、封内地址 The inside address

　　这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。

　　例如：

　　Personnel Department

　　Westminster Production Co.

　　51 High Street

　　Anytown,MN55106

　　USA

(5)、注意项 Attention line

　　通常，当收信人的名字没有出现在信内地址中的时候，你就应该使用注意项来提及具体收信人的名字，以标明信是真正写给谁的。“attention”或“for the attention of”应大写打出或加下划线。注意项一般放在封内地址和称呼之间，或包括在封内地址里面。

　　例如：

　　ATTENTION: MR.ROBERT

(6)、称呼 The salutation

　　指对收信人的一种称呼。较常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。称呼后面的标点，一般既可使用冒号也可使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。如果你与收信人关系密切，可以直呼其名。

　　例如：

　　Dear Sir or Madam:

　　Dear Bill Stevenson，

(7)、事由 The subject line

　　事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。如果有必要，标题可加下划线或用大写字母打印。

　　例如：

　　SUBJECT:ACCOUNT NO.222

(8)、正文 The body of the letter

　　信文是每封信中最重要的部分，它包含着你要传达给收件人的重要信息。尽管有时一封信仅寥寥数语，但还是要遵循三段式的格式。第一段引入主题，它应该一下就抓住读者的注意力，并有助于诱发读者的积极反应。第二段是详细讨论。最后一段与第一段同样重要，它通常是一个总结，讨论或进一步的要求。

　　例如：

　　Thank you for your interest in our latest Personal Digital Assistant Type III-H.

　　As requested, we offer you 500 sets of PDA at USD140 per set FOB Inchon for shipment in February, 20- . We require payment by L/C.

　　Because there is an increasing demand for this product, our price is non-negotiable. We look forward to your reply.

(9)、信尾敬语 The complimentary close

　　信尾敬语以友好的方式结束全信，它通常放在正文下面第三行，齐头式靠左对齐，缩格式偏右。如果称呼是Dear Sir，Dear Madam，Ladies and Gentlemen，结尾语要较正式：Faithfully yours，Yours cordially。如果称呼中使用了客气的头衔，而且提到了姓名：dear Mr.Smith， Dear Dr.Hamilton ，可以使用比较随便一些的敬语，如：Sincerely yours，Yours respectfully， Yours truly。敬语的结尾标点符号是逗号，注意第一个词的首字母为大写。

　　例如：

　　Yours faithfully，

　　Truly yours，

(10)、签名 The signature

　　位置在敬语下面空三行，签上写信人的名字，中间的空行留做手签写名之用，打出的签名正体可以清楚地显示是谁写的信。如果是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的名字，因为用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。签名的下面，最好写上发信人的职位。

　　例如：

　　Yours faithfully,

　　Doris Fergoson

　　Doris Fergoson

　　(Manager)

(11)、缩写名、附件、分送标志 IEC block(initials，enclosures and carbon copies block)

　　在签名下的两至三行，紧靠左边线。Initials，在商务信函中通常应标出写信者和打信者的。写信者在左边，打信者在右边，如：HM/LZ;JT/aq。如果随信附有其他单据，你要写出都附有什么附件，其表达方法常采用缩写的形式。如：Enc. Price List;Encl. As Stated。如果一封信的副本还同时发给第三方，要写入抄送标志，如：明抄：cc Marketing Department;暗抄：bcc Mr. Simpson。

　　例如：

　　HM/LZ

　　Encl:As Stated

　　cc:J.M.Dixon

(12)、附言 Postscript

　　在商务信函中，附言通常并非用于其原始的作用，而是作为强调某件事的一种手法。它通常用“P.S.”的形式来表示，位于附件下面,有打印或手写两种方式。然而，应尽量避免使用附言，因为它毕竟是没有计划好的事情。

　　例如：

　　P.S. The invitation card will be posted to you in a couple of days.

　　2、外贸英语函电格式:

(1)、齐头式，包括全齐头式和齐头式。

　　全齐头式信函各行，包括信头、信内地址、称呼、主标题、正文、还有结束套语，都要从左边缘栏线开始。如果是印刷的信纸，除了信头其他的都必须从左边开始;

　　齐头式信函信头位于中间，除了印刷的信纸;结尾敬语、签名靠右边缘;注意事项和事由都居中，其他部分和全齐头式格式一样。

　　全齐头式范例：

　　齐头式范例：

(2)、缩进式。

　　要求信内名称和地址逢换行时，下一行比上一行向右缩进2个或多个字母的距离。 正文的每段首行也要要留出一定的空白，一般向右缩进2个或多个字母的距离。日期靠右边缘，结尾敬语和签名也要和日期一样靠右。

　　缩进式范例：

(3)、混合式。

　　除了信内收信人和地址采用齐头式，公函正文的各段首行都要缩进2个或多个字母的距离。日期还是在右上方的。混合式信函的左边和右边都要留出一定的空白，各段落之间空两行，敬语和签名放在栏中线右侧。

　　混合式范例：

二、外贸英语函电的书写基本原则

　　商务信函往来是商务活动的重要组成部分，是通过邮寄或其他电信手段进行的文字形式的商务活动。商务信函是深思熟虑的产物，能最大限度地减少电话和面谈中可能出现的疏漏和误解。

　　它要求有得体的版面，逻辑性的观点，正确的语法，拼写和标点符号，合适的风格语气以及巧妙组织的信息。这些要求可被概括成7C原则：

　1、Courtesy 礼貌

　　语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。

　　例如：

　　We have received with many thanks your letter of 20 May, and we take the pleasure of sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it.

　　You will be particularly interested in a special of for on page 5 of the latest catalog enclosed, which you requested in your letter of 20 May.

　2、Consideration 体谅

　　写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。

　　例如：

　　“You earn 2 percent discount when you pay cash. We will send you the brochure next month. ”就比 “We allow 2 percent discount for cash payment. We won't be able to send you the brochure this month.” 要好。

　3、Completeness 完整

　　一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，切忌寄出含糊不清的信件。

4、Clarity 清楚

　　意思表达明确，要注意：

(一)避免用词错误：

　　例如：As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco, we have bimonthly direct services.

　　此处bimonthly有歧义：可以是twice a month 或者once two month.故读信者就迷惑了，可以改写为：

　　(1). We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.

　　(2). We have semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Franc

外贸英语函电里ICC是什么意思？

根据上下文，ICC可能的含义：1、Institute Cargo Clauses，英国伦敦保险协会制定的保险条款2、International Chamber of Commerce, 国际商会

ppt课件怎么结束？

如何结尾

我们知道文章的开头很重要，因为好的开头可以吸引读者、抓住读者的注意力。同样，文章的结尾也很重要，好的结尾会使读者对全文的中心思想留下深刻的印象，可以增添文章的效果和说服力，让人深思，回味无穷。

确切地说，结尾的作用就是概括全文内容，进一步强调或肯定文章的中心思想，使读者加深印象；有时也用于展望未来，提出今后方向或令人深思的问题给读者留下回味和思考的余地。

1．点明中心

结尾点明文章的中心，深化主题。

实例

父亲舒心地笑了：“不要忘了这次拔草的功劳。拔草时，你们学会了忍耐，学会了宽容。要知道，心中的杂草靠除草剂可不行，那要靠自己动手才能拔除。”

实例

鼓励结尾：鼓励自己，我们充满斗志，迎接新的挑战；鼓励自己，我们会看到阳光，收获希望；鼓励自己，将为自己缔造新的辉煌。

2．作出结论:

文章最后用几句话概括全文内容，并进一步肯定文章的中心思想或作者的观点。

实例

集体温暖结尾：“一棵小树，难经风吹雨打；百里森林，能顶呼啸狂风。”让我们主动关心集体，热心为集体做事，诚心为集体服务吧！

3．应用引语:用格言、谚语或习语总结全文，既言简意赅又有更强的说服力

实例

俄国有一句谚语：“父母之恩，水不能溺，火不能烧。”在这个世界上，我要永远报答的人，就是父亲。

实例

虚心开头：：“虚心使人进步，骄傲使人落后。”谦虚就是有自知之明，是一种有修养的表现。一个人只有谦虚，才会让别人尊重。结尾：“满招损，谦受益。”让我们养成谦虚的美德，做一个高尚的人吧！

实例

结尾：俗话说：“三个臭皮匠，顶个诸葛亮。”集体的智慧是多么强大呀！

实例

回报开头：（1）绿草如茵，那是草儿在回报春天；鲜花缤纷，那是花儿在回报阳光；白雪千里，那是雪儿在回报朔风。生活，因回报而美丽。诚如一首所唱：世间自有公道，付出总有回报；说到不如做到，要做就做最好……我们只有让自己付出，让自己做得最好，我们的生活

怎么打开ppt课件？

原因及解决办法1、没有PPT软件：当打不开PPT文件的时候首先应该想到的就是是否已经安装了相应的打开软件，打开PPT文件需要Power Point或者WPS软件，看看电脑中是否安装了此类软件，如果没有安装，安装之后即可打开。

2、文件没有关联：打开一个文件的时候会默认使用关联的软件进行打开，如果关联的软件不正确也会导致PPT文件无法打开，此时只需要关联正确的打开软件即可。

方法很简单，右击要打开的文件，点击打开方式，选择程序，然后找到power point或者wps把此类PPT文件和它们相关联即可。

3、文件格式问题：有时候下载的PPT文件并非真正的PPT文件，只不过是有些人强行的把文件的后缀改为了PPT而已，由于此类文件并非是真正的PPT文件，因此即使安装了软件关联了软件也是无法正常打开的。

4、文件版本问题：现在PPT制作软件已经从power point2003上升到了2007和2010，此类的制作软件制作出来了的PPT文件的后缀名并非通常所见到的ppt，而是以pptx结尾的，如果仍然使用2003是打不开此类后缀的PPT文件，只有下载2007以上的版本或者wps才能打开这种后缀结尾的PPT文件。

5、PPT软件被破坏：软件在使用过程中或者重装过程中可能出现安装不完全或者是损坏的情况，打开工具都已经损坏了，自然打不开相关的文件了。

解决办法很简单，就是重新下载和安装相关软件即可。

6、电脑病毒：病毒可谓是使用电脑的人最头疼的问题，一旦电脑中了病毒就会出现这样或者是那样的问题，当然也会出现PPT文件打不开的情况，至于为什么不必要深究了。

解决的办法就是杀毒，最好在安全模式下进行病毒的查杀效果更好。

ppt原课件丢失？

是说希沃白板软件做的课件吗？如果是希沃课件您进行了云同步的话是在云课件里面不会丢失的。

如何下载PPT课件？

1、首先在网络上下载好需要的PPT模板，在电脑中找到PPT并双击打开。

2、即可将选中的PPT模板打开，可以看到此时幻灯片的页面已经制作好了，需要进行修改。

3、点击文字输入的位置，即可将文本框内的文字内容修改成需要的内容。

4、然后可以选择原本的PPT模板中插入的图片。

5、选中图片后即可在页面上方弹出“绘图工具”，点击“格式”即可设置图片格式。

6、如果需要在页面中输入文字内容，可以点击插入新的文本框，编辑完毕进行保存即可。

如何购买ppt课件？

购买ppt课件，可以按照以下步骤进行：

1. 登录淘宝账号，进入淘宝首页。

2. 在搜索框中输入关键词，例如“课件”、“教学资源”等，然后点击搜索。

3. 在搜索结果页面，可以通过筛选、排序等功能找到自己需要的课件产品。

4. 点击进入产品详情页面，查看产品描述、价格、评价等信息，确认商品是否符合自己的需求。

5. 如果确定购买，可以选择颜色、规格等选项，然后点击“立即购买”按钮。

6. 确认收货地址、支付方式等信息，然后点击“提交订单”按钮。

7. 根据指示进行支付，支付成功后等待卖家发货。

8. 收到货物后，检查货物是否符合自己的要求和描述，如有问题可以联系卖家进行退换货。

需要注意的是，在淘宝上购买课件时，需要注意卖家的信誉度、商品质量和售后服务等方面，尽量选择信誉好、评价高的卖家购买，以免受到不必要的损失。

PPT课件无法修改？

PPT不能修改一般是因为PPT设置了权限，所以是不能进行修改的，下面是PPT 2013版本来说明一下解决办法：

PPT课件如何更改？

1.先安装PPT软件，比如：微软的Microsoft Office PowerPoint，一套完整的PPT文件一般包含：片头、动画、PPT封面、前言、目录、过渡页、图表页、图片页、文字页、封底、片尾动画等；所采用的素材有：文字、图片、图表、动画、声音、影片等；

2.把Microsoft Office PowerPoint设为默认打开PPT文件格式后，双击你的源文件，打开后，就可以正常编辑，如果对Microsoft Office PowerPoint不熟悉，可以搜索 PowerPoint自学方法，有视频有文章。

课件是ppt吗？

不是一个意思：课件（courseware）是根据教学大纲的要求，经过教学目标确定，教学内容和任务分析，教学活动结构及界面设计等环节，而加以制作的课程软件。现在应用最广泛的多媒体课件形式是 PPT（用office PowerPoint 制作的幻灯片），由于它编辑、播放，各种操作简单易学，但是严格来讲并不是为制作课件而开发。功能虽然强大，但使用烦琐，难以表达教育思想。尤其是PPT容纳文字量小，不能对图片作透明处理。　　其他应用较广的还有 Flash 和 Authorware 以及几何画板（数学老师常用）等等，它们更加强大的功能，尤其是在动画方面更为精彩的表现能力十分吸引。只是对制作者的技术要求较高，需要多花一点时间学习和练习，另外从网上找到的这一类资源虽然广泛，但是因为不能随心所欲地进行二次编辑，因此有一点点制约性。不过其丰富表现力仍然使它们应用广泛，只要刻苦钻研，就能利用多种手段，制作出精良的课件。