如何快速提升EXCEL水平？

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作为一名Excel爱好者，觉得想快速提升Excel水平，就要掌握Excel的核心功能：基本菜单功能、Excel函数、数据透视表、可视化图表等四大方面内容。

我刚学Excel让我感动效率有明显提升就是Excel函数，从接触数据透视表后，我的效率提升更明显。

我们这里就单单从Excel函数讲起，作为抛砖引玉、以小见大。Excel函数多达400多个，我们不可能掌握每一个函数，只需要掌握常用的四大函数：SUM、IF、SUMIF、VLOOKUP和数据透视表，即可解决大多数问题。

一、认识Excel函数的作用

关于Excel函数有470多个，不可能全部都学习。我们只需要掌握好Excel核心知识，能熟练处理问题，就能成为别人眼中的Excel高手。

二、理解Excel函数构造可能许多同学不太了解函数的构造，一起来看看Excel函数在使用时有哪些规范，首先我们看一下标点符号的使用规范：

在函数里面的标点要使用英文输入法下的标点，在Excel上，SUM的参数个数是不固定的，区域和数值的参数也能混合使用。

接下来，我们简单认识一下几个高频函数。

一、SUM函数

求和是Excel中用得最多的统计，它就是sum函数，一起来了解它的语法吧。

含义：

为了方便大家理解SUM函数的含义，特意制作了一个小案例，希望能帮助大家理解这2个含义：

①number参数可以写成，具体的数值，单元格，或者单元格区域

②参数内有空白单元格、逻辑值、文本将被忽略

SUM函数看似简单，其实在使用时有许多技巧的，今天就通过具体的栗子，带大家认识：快捷求和，隔行求和，累计求和，乘积求和，多表求和

1.快捷求和【ALT+=】

日常遇到规范的多个单元格求和，我们可以直接选中数据区域，按下快捷键【ALT+=】，直接实现求和。

2.隔行求和

求多个的不连续单元格和，利用【Ctrl+G】先定位【空值】，然后按下快捷键【ALT+=】，这样提高效率非常明显，记得找机会在同事眼前露一手。

3.累计求和

一些情况下，我们需要用到累计求和。其实很简单把开头引用的单元格固定，区域下方单元格相对引用即可。

公式：=SUM($C$1:C2)

4.乘积求和

买东西算钱时候，我们经常用到乘积求和计算。像这种【单价】*【销量】，直接利用乘积求和，算出总销售额。结束记得是【Ctrl+shift+Enter】三键结尾，不能直接按Enter。

公式：=SUM(C2:C10*D2:D10)

5.跨表格求和

在统计商品销售时，每个月数据分别在不同的工作表，我们就可以利用跨表格求和。值得注意的时，这种表格城市的顺序一定是要一致的，即所有工作表城市顺序一定是北京→上海→广州→深圳→杭州。

公式：=SUM('1月:3月'!B2)

关于SUM函数就介绍到这里，除此之外IF函数也格外重要。

二、IF函数

语法：

①判断条件：可以为具体的判断公式，或者具体某个单元格值，TRUE和非0的数字均判断成立

②成立时：可以返回一个公式，具体的数值，或者名称（需要用“”引着名称）

③不成立时：可以返回一个公式，具体的数值，或者名称（需要用“”引着名称）

关于判断条件，许多人以为一定是等式或者不等式才能用作判断公式，接下来通过案例证明：TRUE和非0的数字均判断成立

1.条件成立

在单元格值为TRUE、非0的数值，小数、负数时，条件均为成立，返回结果为1

2.条件不成立

条件为FALSE，0值，或者空值时，条件判断不成立，根据函数会返回为0

如果是使用其他英文或中文名称，系统会无法识别显示报错。

3.单条件判断

输入公式：=IF(C2>=6,帅,一般)

1.颜值大于6为帅，否则为一般

2.名称词语需要用引着

4.IF多级嵌套

要把学生的成绩分类，总共有：优、良、中、差，四个等级分类。

=IF(C2>=85,优,IF(C2>=70,良,IF(C2>=60,中,差)))

许多人看到这么长的公式就觉得很怕，其实我们把公式拆分就是每一个IF函数理解即可。成绩的值首先经过第一层判断。

一层嵌套：

如果在第一层判断就成立了，直接输出结果【优】，否则进入第二层判断。

第二层嵌套：

数值满足第二个条件，直接输出结果【良】，否则进入第三层判断。

第三层嵌套：

这就是我们最熟悉的IF函数，条件成立输出【中】，不成立输出【差】

此处注意的是，输出【中】的值不是单单【>=60】，还要满足不满足上面【>=70】条件。所以该值范围在（70>x>=60）

三、SUMIF函数

SUMIF函数由SUM和IF组成，SUM代表求和，IF代表条件判断，从字面意思了解到这是条件求和。

语法：

在公式中，最多要求和变化就是【求和条件】，可以细分为5种情况，一起看看有哪些类型。

1.可以直接输入具体的数字，如32

公式： =SUMIF(B2:B10,32,C2:C10)

2.文本需要用引号括着，如北京

=SUMIF(A2:A10,北京,C2:C10)

3.逻辑判断条件需要也需要引号，如>35

=SUMIF(B2:B10,>35,C2:C10)

4.单元格，如，A2

公式:

=SUMIF($A$2:$A$10,E2,$C$2:$C$10)

当需要求出多个数值，用到多个【条件】时，我们把对应的条件写在单元格上。

5.条件还可以使用通配符：问号(?)和星号(*)

公式：=SUMIF(A:A,*州,C:C)

能求出广州、杭州、苏州三个城市的和，【*】星号匹配任意一串字符。

1.求出多行结果

利用求和条件的变化，可以求出多行不同条件的结果。①条件区域和③求和区域均设置绝对引用，②设置相对引用。

根据例子，输入公式后，往下填充即可得出多个【城市】的数值结果。

我们看到公式很长，其实我们可以通过简化①与③的区域，让公式看起来更简洁。

2.求出多列结果

除了求出多个【城市】数值和，还能求出一个【城市】的多个【指标】，这需要我们往右列填充。

把【求和区域】改为相对引用，拖动填充可求出【年龄】和【数值】2个指标，如有更多指标均可求出。

如果需要用到更多的条件，可以利用SUMIFS函数来求和。

四、VLOOKUP函数

VLOOKUP函数称呼为函数之王，可见它的地位有多高。首先我们看一下vlookup函数的含义，就是这么一串英文，不用急着弄明白其中的意思，大概知道它有4个参数就可以。

第一次看到的人，看不太明白其中的意思，下面我们通过具体的例子来理解

1.正向查找

例子，我们要在成绩单中找到喜洋洋、哆啦A梦、大雄的段位分别是多少？

这时候我们利用VLOOKUP正向查找即可，在段位处填入的公式为：

=VLOOKUP(J3,$B$2:$F$94,3,0)

发现一：②查找范围，要根据①用谁找作为，查找范围的第一列。

发现二：返回列数是以②查找范围（红色区域）作为参考系，而不是整个表格作为参考系。【段位】在查找范围第3列，所以返回【3】

喜洋洋、哆啦A梦、大雄的段位分别是黄金、白金、黄金。

2.查找多列

例如现在我们要找喜洋洋的段位，数学、语文成绩三样东西

公式为：

=VLOOKUP($J3,$B$2:$F$94,COLUMN(C1),0)

对比查找单列和查找多列的公式

查找单列

查找多列

发现一：①用谁找的J3变成了$J3，固定引用J列

发现二：③返回第几列，由固定的3变成相对引用COLUMN(C1)，当我们往右拖动填充时，里面的C1变成了D1，E1。

在函数中，COLUMN(C1)=3，COLUMN(D1)=4，COLUMN(E3)=5，COLUMN函数只与列有关，与行无关。

3.逆向查找

例：我们现在要查找哆啦A梦的学号

逆向查找表达式：

=vlookup(查找值，IF（{1,0}，查找值所在列，结果值所在列）,2,0）

正常表达式：

逆向查找表达式：

逆向查找其实是构造出新的查找区域↑

通过对比上面的2个公式发现，主要是②在哪里查找发生了变化，由原来的区域，变成了IF函数嵌套。我们可以理解为红色部分的IF函数，重新构造了②查找区域。

重构的②查找区域存在代码中，不真正显示在单元格上

重构后的查找区域只有2列，所以返回列数为2，匹配类型：【0】绝对匹配。

延伸阅读

在工作时，我们可以直接构造出辅助列在数据最后一列，这样可以沿用原来的正向查找的方法，可以用隐藏或填充颜色把【辅助列】隐藏掉。所以我们要学会灵活多变。

关于函数的先聊到这里，相信大得多数同学都能做到举一反三，遇到不会的函数也能通过搜索快速掌握并引用在工作上。

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想要快速的提高Excel水平，唯一的办法就是学习一些比较常用的Excel小技巧，它可以快速解决工作中的问题，提高工作效率，让同事看起来你非常厉害的样子，今天就跟大家分享3一个比较实用的快捷键。

一、Ctrl+E（快速填充）Ctrl+E它的作用是：根据我们输入的数据模板自动向下填充数据。这个快捷键，建议所有职场人都要学一下，因为它可以解决工作中一半以上的数据拆分和整理的问题。几乎可以替Excel中的大部分文本函数。下面我们就来看下它都能实现哪些操作。

1.提取身份证号码中的出生日期

我们只要在旁边输入第一个身份证号码中的出生日期，然后按下快捷键Ctrl+E,就能快速提取剩余的出生日期

2.快速为数据添加单位

如下图，我们想要为数据添加kg这个单位，只要在第一个数据旁边输入56kg，然后按下Ctrl+E就能快速为数据添加单位。

3.设置数据保护

如下图，我们想要设置手机号码保护，只需要在第一个手机号码对应的位置中设置一个号码保护的模板，然后按下Ctrl+E就能快速设置保护

4.设置数据显示格式

以设置手机号码为例，将第一个手机号码设置为344的显示格式，按下Ctrl+e就能快速设置

5.数据提取

如下图，我们想要将姓名与手机号分开，也可以利用快速填充，只需要设置好模板，然后按下Ctrl+E即可拆分数据

最后我们来总结下

1.使用Ctrl+E数据必须有比较明确的规律

2.必须在表格相邻的单元格设置模板

3.想要使用Ctrl+E，wps最低在2019版，Excel最低在2013版

4.想要让数据识别的更加准确，可以手动输入模板，不要复制。

二、Ctrl+T（创建超级表）Ctrl+T的作用是将普通表格转换为超级表。在构建超级表的时候，我们需要根据自己表格的实际情况来勾选表格是否存在表头。在超级表的状态下很多功能都能实现全自动，比如自动填充公式，添加边框等，我们可以简单的理解为超级表是动态的，而普通表是静态的。下面我们就来看下它能解决哪些问题

1.制作动态图表

首先按下Ctrl+T将表格转换为超级表，随后插入一个柱形图，然后我们在上方找到【表设计】找到【插入切片器】然后勾选姓名，这样的话就会插入一个姓名的切片器，我们就可以通过点击姓名来让图表动起来了

2.禁止合并单元格

我认为这个是超级表最实用的功能之一，将表格设置为超级表后，就无法使用合并单元格了，在实际的工作中很多形形色色的问题都是由合并单元格造成的，超级表就很好的避免了这一点

3.自动填充公式

设置为超级表后，当我们向下继续输入数据的时候，公式也是可以向下自动填充的，如下图，我们在下方输入数据，就会自动填充一行并且在这一行输入数据，后方的汇总就会自动计算。超级表不仅仅能自动填充公式，数据的格式边框等，甚至下拉菜单它都能向下自动填充。

4.添加汇总行

当把表格转换为超级表后，我们可以在【表设计】功能组中勾选【汇总行】这样的话我们就可以通过下拉菜单选择想要统计的数据类型，非常的方便快捷键

5.制作自动更新的下拉菜单

首先我们先把数据源转换为超级表，随后点击一个空白单元格，点击【数据】找到数据验证，在【允许】中选择序列，然后将来源设置为我们刚才构建的超级表，这样的话在超级表下方添加数据，下拉菜单就能自动更新这个数据

想要取消超级表，我们只需要点击表格，然后找到【表设计】在下方找到【转换为区域】即可取消

三、Ctrl+Q（快速分析）这个功能其实更像是一个集合体，将Excel中比较实用的一些功能集合在一起，方便我们快速选择使用，分析数据。下面我们来看下他能实现哪些操作吧。

1.迷你图

顾名思义迷你图就是比较小的图表，这个图表是在一个单元格中创建的

首先选择数据，然后按下Ctrl+Q下左下角中选择【迷你图】随后根据自己的需要设置对应的图形即可，在这里只有三种图形可以设置，分别是：折线图，柱形图和盈亏图

2.快速添加数据条和图标集

数据条与图标集一般情况下是利用条件格式来添加的，但是我们利用Ctrl+Q也是可以添加的，首先也是需要选择数据，然后按下Ctrl+Q在下方选择数据条或者图标集即可

3.根据条件填充颜色

工作中当我们需要为某一个区间的数据填充颜色的时候，很多人都觉得无从下手，其实我们利用Ctrl+Q就可以轻松搞定，也是选择数据然后按下Ctrl+Q，下方选择大于，然后我们输入500，紧接着再设置下显示的颜色，然后点击确定，这样的话大于500的数据就会被填充颜色

4.快速插入图表

选择数据后，按下快捷键Ctrl+Q然后在下方选择图表，我们就能实现快速的插入图表非常的方便快捷。

5.快速汇总数据

选择数据后，按下Ctrl+Q，在下方选择【汇总】然后就可以根据自己的需要来快速的汇总数据

以上就是今天分享的3个快捷键的使用技巧，你觉得实用吗？

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